Quando menos é mais!

Menos é mais: quando foi a última vez que leu um manual de instruções de “fio a pavio”?

Quando escrevi o primeiro livro tive um grande trabalho em manter a obra pequena. Na época, numa das reuniões prévias, disse à editora que esse era o objetivo.

Quando entreguei o livro finalizado, e note-se que foi em 2009, o feed-back que recebi foi que estava pequeno! Posso assegurar-vos que fiquei desanimada, até porque o trabalho que tinha tido para o manter pequeno tinha sido bem mais do que escrever sem limites. O tema não era muito badalado e se o livro fosse grande, nunca chegaria ao meu objetivo.

Insisti, defendi o meu ponto de vista e, depois de acrescentar 2 ou 3 páginas, eis que consegui ir em frente com o projeto. Aquilo que na época defendi, prendia-se com o facto de o habito de leitura na nossa cultura não ser elevado e, se o livro é demasiado grande, muitas são as pessoas que não chegam a colocar a hipótese de o ler.

Hoje esse primeiro livro conta já com 3 edições e um dos comentários que oiço mais vezes é o facto de se ler facilmente e de forma, relativamente, rápida. A acrescer o facto de os leitores do Top Service – A Escolha é sua! serem do mais variado leque. Desde presidentes de conselhos de administração passando por taxistas, empregados de mesa, vendedores, médicos, entre tantos outros.

O artigo de hoje foca-se neste tema, sempre na ordem do dia, chamado comunicação.

Ao serviço e para servir bem, é fundamental comunicar com clareza com o nosso interlocutor. Assisto, com alguma frequência, a comunicações por email com os Clientes com excesso de texto e informação provocando, em muitos deles, o sentimento de ser necessário despender demasiado tempo a ler, ou mesmo a falta de “paciência” para o fazer.

Os riscos são muitos ao escrever demasiado. O nosso interlocutor não chega a ler, o nosso interlocutor lê mas não tudo, o nosso interlocutor lê e fica cansado, o nosso interlocutor lê e não retém o essencial, o nosso interlocutor fica confuso, etc.

Refiro-me a comunicar com Clientes mas o mesmo é aplicável à comunicação com colegas.

Em algumas situações, porém, é imperativo comunicar ou informar o nosso interlocutor de vários temas ou passos… o que for! Nesse caso, trazer estrutura à comunicação para que os temas sejam bem divididos e ajudem a uma interpretação rápida, é fator chave. Os conhecidos bullets e títulos a bold ajudam de uma forma notória. Outra possibilidade passa por comunicar em 2 passos, como vemos muitas vezes em manuais de instrução. O guia rápido e o livro de instruções.

Focarmo-nos no essencial e resistir à tentação de dizer tudo ou demasiado num só email ou mesmo apresentação é, sem dúvida, fator chave de sucesso ao serviço.

É neste contexto que a lógica “menos é mais” surge aplicado ao serviço de excelência.

Termino com uma frase que li há um bom par de anos atribuída a um filósofo:

“Escrevo-te uma carta longa, porque não tive tempo de a fazer mais curta!” 😉

Votos de bom serviço!

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